Consejos para aprovechar al máximo sus reuniones virtuales – nazbano.com

En este mundo moderno, las reuniones virtuales están de moda. De hecho, estas reuniones sirvieron como salvavidas en la pandemia de Covid-19, con todos los siguientes estrictos protocolos de distanciamiento social. Además, aprovechar la tecnología para trabajar de forma remota tiene mucho sentido. De hecho, taquígrafos de la corte Miami han estado haciendo esto en su línea de trabajo durante mucho tiempo. Después de todo, necesitan reunir a diferentes personas y comunicarse con muchas partes involucradas en un caso específico. Además de eso, muchos profesionales certificados incluso han ido a escuelas de informes judiciales en línea.

Así, este grupo profesional comparte lo crítico que es aprovechar al máximo su tiempo juntos en reuniones virtuales. Para impulsar cualquier empresa, cada persona involucrada debe compartir ideas y actuar como un equipo. Cuando los gerentes realizan con éxito estas reuniones en línea, pueden aumentar la productividad y el rendimiento. Sobre todo, las reuniones virtuales exitosas aseguran que puedan continuar colaborando de manera efectiva entre sí. Para obtener los mejores resultados, siga este consejo oportuno seleccionado por taquígrafos judiciales experimentados en Miami. Siga sus consejos para mejorar sus reuniones virtuales.

Ofrezca algo de tiempo social

Si planea una reunión para miembros del equipo que estaban acostumbrados a estar físicamente presentes entre sí, debe brindarles la oportunidad de calentarse. Ofrecer tiempo social antes de la reunión formal les permite fomentar esa relación. Por lo tanto, debe incluir este tiempo de recuperación en la agenda de su reunión.

Taquígrafos judiciales con experiencia en Miami sugerir que el encargado de la reunión debe trazar esa línea específica. Establezca pautas para estos chats de “enfriador de agua” para obtener mejores resultados. Como resultado, todos estarán listos para dedicarse a asuntos más serios cuando sea necesario.

Elija videollamadas completas cuando sea posible

En lugar de las llamadas de voz ordinarias, elija videoconferencias siempre que sea posible. Después de todo, al ver las caras de las personas, hablas para sentirte más como una reunión real. Por lo tanto, esto funciona mejor en términos de fomentar la unión del equipo. Además, ver caras familiares ofrece un entorno de conversación más natural.

Además de eso, ver las expresiones faciales y los gestos con las manos ofrece pistas no verbales. A diferencia de una llamada de audio en la que las personas tienden a hablar entre sí, puede ver fácilmente si alguien todavía tiene la palabra. Como resultado, esto evita interrupciones. Lo mejor de todo es que las videollamadas ofrecen más practicidad, poniendo a las personas en modo de trabajo de oficina física y mentalmente. Recuerde, las videollamadas requieren que las personas se arreglen y vistan elegantemente (al menos de la cintura para arriba o lo que se ve en la cámara).

Seleccione la mejor plataforma adecuada para los objetivos del equipo

Según los taquígrafos judiciales de Miami, una de las principales cosas a considerar es encontrar la mejor plataforma para sus reuniones virtuales. Sin la plataforma adecuada, la reunión puede fracasar. Afortunadamente, hay muchas plataformas disponibles ahora, desde gratuitas hasta pagas. Consulte sus especificaciones para encontrar uno que coincida con los objetivos y las necesidades diarias de su equipo. Puede elegir entre los siguientes ejemplos:

  • en el tiempo
  • Flojo
  • Campamento base
  • skype
  • WebEx
  • Hangouts de Google
  • Mensajero de Facebook
  • Ir a la reunión
  • Alondra

Recuerde, no importa qué plataforma elija, debe asegurarse de que todos configuren las cosas correctamente. Cada miembro del personal necesita una formación adecuada antes de las reuniones. Esto incluye aprender a compartir la pantalla, cargar los documentos necesarios o actualizar las listas de tareas pendientes.

Establezca reglas claras antes de comenzar

Reporteros veteranos de la corte Miami comparta que debe establecer reglas básicas desde el principio. Esto asegura que todos tomarán las reuniones virtuales tan en serio como las versiones presenciales. Para asegurarse de que eso suceda, debe establecer expectativas desde el principio.

Por ejemplo, debe estipular reglas prácticas como mantenerse alejado de los teléfonos celulares o las computadoras con tareas no relacionadas. Tal vez, también podría aplicar una regla de auriculares para una mayor claridad o una política de micrófono apagado hasta que sea su turno de hablar. Estas reglas también pueden incluir otros principios, como exigir a todos uno o dos minutos de tiempo para hablar. El que está al mando puede decidir cuáles son estas reglas.

Comience con una agenda de reunión clara

Cada reunión exitosa comienza con una agenda clara a la que debe ceñirse. Desafortunadamente, puede ser fácil desviarse y salirse del tema con una reunión virtual. Por lo tanto, debe comenzar con una estructura clara proporcionando los temas que pretende cubrir.

Sobre todo, debe asignar a alguien como presidente para mantener el enfoque de la discusión. Esta persona también tiene la responsabilidad de mantener la conversación encaminada con las indicaciones y claves correctas. Para obtener los mejores resultados, tenga en cuenta los siguientes consejos:

  • 45 minutos son óptimos
  • Incluir tiempo al final para la recapitulación de la reunión
  • Mantenga el piso abierto para sugerencias

Dé una oportunidad para que los participantes hablen

Para una sesión virtual verdaderamente productiva, los taquígrafos judiciales de Miami sugieren brindar una oportunidad para que todos hablen. Esto ya es bastante difícil de hacer en persona, por lo que ser intencional con las videollamadas puede marcar la diferencia. Tienes que asegurarte de que todos se mantengan comprometidos y tengan la oportunidad de contribuir.

Para asegurar excelentes resultados, necesita una silla con experiencia para tener un buen manejo de las cosas. Esta persona puede moderar la reunión para mantener organizadas las opiniones y los comentarios. Su plataforma también puede venir con opciones, como la opción de levantar la mano de Zoom. Esto ayuda al facilitador a determinar el orden de las respuestas. Además de eso, los miembros del equipo más tranquilos o más introvertidos que no dan opiniones voluntarias pueden ser aprovechados. El moderador puede preguntar directamente si desea agregar algo a la discusión.

Seguimiento de la reunión con actas escritas

Finalmente, una reunión exitosa siempre tendrá un resumen por escrito. Se expondrán los puntos discutidos en la sesión. Algunas personas pueden haberse perdido cosas, especialmente con fallas tecnológicas. Cuando envíe por correo electrónico un breve resumen de lo que se ha discutido junto con los pasos cruciales necesarios, todos estarán a bordo. Por lo tanto, disminuyen la confusión y los malentendidos.

Seguir estas pautas prácticas lo ayudará a administrar las reuniones virtuales. Como resultado, no perderá su tiempo y esfuerzo asistiendo a reuniones que no dan resultados. Para ayudarlo, puede consultar un artículo útil sobre cómo los taquígrafos judiciales transcriben con éxito reuniones importantes.

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