8 sencillos pasos para planificar tu evento – nazbano.com

¿Está planeando un evento en el que tiene que hacerlo usted mismo? Si va a producir algún tipo de función como una conferencia, taller o seminario, entonces habrá muchos factores que deberá considerar para asegurarse de que todo funcione sin problemas.

Lo primero es lo primero, tómese el tiempo para responder una serie de preguntas sobre su evento.

  • ¿Cuál es el propósito detrás del evento?
  • ¿Cuál es el mejor momento para realizar este evento?
  • ¿Cuántas personas quieres que asistan a tu evento?
  • ¿Dónde puede acomodar la cantidad de asistentes en el momento en que desea organizar el evento?
  • Más importante aún, ¿cuánto dinero costará el evento? quiero decir, nosotros son ¡en un presupuesto!

Todas estas son preguntas que deben responderse en las etapas de planificación del evento, por lo que es posible que desee considerar armar algún tipo de plan de negocios. Al dar cada paso a la vez, con cuidado, ¡puede planificar un evento de bricolaje exitoso dentro del presupuesto!

  1. Se creativo.
    Piensa en tu idea o visión para el evento. En las etapas iniciales de la planificación del evento, determine qué cosas podrían ser necesarias para implementar la visión y crear un presupuesto. Esto te ayudará a mantenerte enfocado en los detalles más importantes para que no te disperses.
  2. Lluvia de ideas sobre oradores invitados.

Si va a realizar algún tipo de conferencia o panel, necesitará traer un orador principal. Estas son las personas que sus asistentes querrán escuchar hablar en el escenario mientras marcan el tono del evento. Puede encontrar una lista de oradores del evento en Oradores principales.

Además, es posible que desee considerar traer un orador motivador, ya que puede ayudar a inspirar a su audiencia. sitios web como Oradores motivacionales tiene una gran variedad de oradores que puede explorar para encontrar un orador. Marvelless Mark estaba dando una charla motivacional en Cleveland, Ohio, y pronunció un discurso de apertura que asombró a su audiencia.

  1. Establecer fuentes de financiación.
    Toque sus recursos o contactos de redes para consultar sobre posibles fuentes de financiación y comience a solicitar dinero para el evento. Averigüe cuánto dinero necesitará para llevar a cabo el evento en su totalidad y asegúrese de tener estimaciones de los proveedores que utilizará para la ubicación, cualquier equipo, comida y personal necesarios para el evento.

Dependiendo del tipo de evento que esté organizando, algunos grupos comunitarios locales pueden estar interesados ​​en su evento y pueden estar dispuestos a ayudar a patrocinarlo mediante la donación de dinero, instalaciones o recursos. Planifique su evento con suficiente anticipación para permitir suficiente tiempo para recaudar el dinero que pueda necesitar para organizar el evento.

  1. Encuentra un lugar.
    ¿Necesitas un auditorio, salón de clases, teatro o club? ¿Tu evento es el fin de semana o durante el horario comercial? Todos estos factores afectarán a la multitud de su evento.

Póngase en contacto con los posibles lugares para averiguar si pueden acomodar su evento, verificando si las fechas que solicita para el evento están disponibles. Si los lugares están disponibles, haga una reserva o pídales que “retengan” la fecha para usted. A veces, en este punto, muchos lugares piden un depósito. Averigüe cuánto dinero puede pagar como depósito y asegúrese de obtener un contrato sobre una política de cancelación por escrito.

Además, querrá comprender cómo cada lugar gestiona su entrada. Desea asegurarse de que los invitados puedan ingresar al evento sin problemas, por lo que es posible que desee considerar facturación sin contacto.

  1. Seleccione un menú.
    ¿Está planeando alimentar a los 5,000 en su evento? ¿O vas a tener bocadillos ligeros que se sirven? ¿Necesitará un pedido de comida a pequeña o gran escala? No se olvide de las pequeñas cosas como la decoración y el plástico o los cubiertos. Se sorprendería de las pequeñas cosas que un planificador de eventos puede olvidar en medio de toda esa planificación.
  2. Mantenerse motivado

Manejar un evento de este tipo puede comenzar a ser estresante después de un tiempo. Así que vas a necesitar encontrar maneras de mantenerte motivado. Según un estudio reciente realizado por Ping de motivación, descubrieron que cuanto más puedas fragmentar tus objetivos, más fácil será lograrlos. Así que mantén las cosas simples para que no te sientas abrumado.

  1. Correr la voz.
    ¿Qué sentido tiene planear un evento al que nadie asiste? Una vez que tenga la mayoría de sus necesidades de planificación de eventos alineadas, es hora de publicitar su evento. La clave para organizar cualquier evento exitoso es publicitarlo, y bien. Publicite su evento tanto como sea posible y haga uso de todos los recursos disponibles, especialmente la publicidad gratuita.

Publique en las redes sociales, haga un anuncio en el calendario de eventos de un periódico local. Inicie una campaña de correo electrónico y anuncios de eventos por correo electrónico. Todas estas son formas fáciles y efectivas de llegar a tantas personas como sea posible para publicitar su evento.

  1. Organice el evento.
    Ahora que tiene todos los aspectos de su evento planeados, está listo para realizar su evento. ¡Siéntete orgulloso de haber organizado tu evento, ya sea el primero o si eres un planificador de eventos experimentado!
  2. Seguir.
    Después de su evento, asegúrese de agradecer a sus oradores, patrocinadores, organizadores y proveedores por su ayuda para llevar a cabo su evento sin problemas. Pida a los asistentes a su evento sus comentarios sobre su evento. Cree una pequeña encuesta para ayudar a determinar cuáles fueron los puntos débiles o las cosas que se deben mejorar para el próximo evento que planea organizar, si es que hubo alguno.

    ¡Ya está listo para planificar su próximo gran evento!

Leave a Comment